HVIDVASK

INTERNE REGLER 

REGLERNES FORMÅL
Hvidvaskloven pålægger blandt andet advokater og advokatvirksomheder:​

1. at indhente og opbevare oplysninger om deres klienters identitet
2. at være opmærksomme på deres klienters aktiviteter
3. at underrette Advokatsamfundet eller Statsadvokaten for Særlig Økonomisk  og International Kriminalitet (SØIK) i tilfælde af mistanke om hvidvask af penge og finansiering af terrorisme

Herudover skal advokater og advokatvirksomheder udarbejde interne regler om klientlegitimation, indberetning, intern kontrol, risikovurdering, uddannelses- og instruktionsprogrammer for medarbejderne mv.

DE INTERNE REGLERS ANVENDELSESOMRÅDE
Nærværende regelsæt gælder for alle medarbejdere i Advokatfirmaet Frændemark. Alle medarbejdere skal derfor følge de i nærværende regelsæt beskrevne procedurer i alle relevante klientforhold nævnt i punkt 4. Nærværende regelsæt udleveres i forbindelse med ansættelse i Advokatfirmaet Frændemark. Regelsættet udgør en del af medarbejderens ansættelsesvilkår og bør opbevares sammen med medarbejderens ansættelsesbevis. Medarbejderen skal skrive under på, at han eller hun har læst regelsættet og på, at vedkommende vil efterleve dette.

HVIDVASK OG TERRORISME
Ved hvidvask forstås ifølge hvidvaskloven:
Uberettiget at modtage eller skaffe sig selv eller andre, del i økonomisk udbytte, der er opnået ved en strafbar lovovertrædelse uberettiget at skjule, opbevare, transportere, hjælpe til afhændelse eller på anden måde efterfølgende virke til at sikre det økonomiske udbytte fra en strafbar lovovertrædelse.
forsøg på - eller medvirken til - sådanne dispositioner.

HVIDVASKLOVENS ANVENDELSESOMRÅDE
Hvidvaskloven finder anvendelse, når der ydes bistand ved planlægning eller udførelse af transaktioner for klienter i forbindelse med: Køb og salg af fast ejendom eller virksomheder. Forvaltning af klienters penge, værdipapirer eller andre aktiver. Åbning eller forvaltning af bank-, opsparings- eller værdipapirkonti.Tilvejebringelse af nødvendig kapital til oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder.
Oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder.

Hvidvaskloven finder endvidere anvendelse, når advokaten på sin klients vegne og for dennes regning foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom.

Uden for lovens område falder således straffesager, miljørådgivning, konkursret, generel kontraktsret, IT-ret mv. Det samme gælder for rent personretlige sager, med mindre bistanden tillige omfatter rådgivning vedrørende transaktioner, herunder betingede transaktioner, der er omfattet af ovennævnte punkt a- e.

IDENTIFIKATION AF KLIENTEN
Ved enhver etablering af et klientforhold samt ved enhver sagsoprettelse skal medarbejderen sikre sig, at der på sagen ligger de nødvendige identifikationsoplysninger om klienten.

Identitetsoplysninger, der tidligere er indhentet af en bank, en anden advokat eller revisor kan genbruges og lægges på sagen, hvis de pågældende har været underlagt reglerne om hvidvaskning og har indført de nødvendige foranstaltninger til bekæmpelse af hvidvaskning og finansiering af terror, der svarer til kravene i hvidvaskningsloven. Dette betyder, at legitimationsoplysninger, der f.eks. er indhentet af en ejendomsmægler, ikke kan genbruges. Hvis identitetsoplysningerne genbruges, skal der bedes om en kopi af legitimationen og evt. oplysninger om, hvilken legitimation, der har været forevist, hvis der ikke er tale om billedlegitimation. Selvom identitetsoplysningerne genbruges, skal advokatfirmaet altid selv undersøge, om der sker overførsel af midler fra personer mv., som er omfattet af EU's lister om finansielle sanktioner, se pkt. 7 om medarbejderens handlepligt.

Stiller Advokatfirmaet selv identitetsoplysninger til rådighed for andre advokater, revisorer, banker og lign., skal klienten have meddelt samtykke til, at identitetsoplysningerne udleveres.

Foreligger der ikke legitimationsoplysninger om klienten, skal medarbejderen tage en kopi af klientens identifikationsoplysninger, som skal opbevares på sagen. Der må ikke ydes rådgivning eller foretages transaktioner for klienten, før kravene til legitimation er opfyldt. Almindelige krav til identifikation: Klientens navn, adresse og CPR-nr. eller CVR-nr. For klienter, der ikke har CPR-nr. eller CVR-nr., indhentes andet registreringsnummer, der identificerer klienten på samme måde som et CPR-nr. eller CVR-nr.

Hvis en person eller virksomhed handler på vegne af en anden, skal den reelle klient identificeres og legitimeres. Der bør tillige foretages en risikovurdering, om identiteten på den umiddelbare klient også bør fastslås, ligesom advokatfirmaet bør sikre sig, at fuldmagtsforholdet er reelt. Bor den reelle klient i udlandet, skal det afklares, om personen er en politisk udsat person.

SÆRLIGE KRAV TIL IDENTIFIKATION
Hvis klienten ikke er fysisk til stede til at kunne legitimere sig, skal der indhentes supplerende dokumentation for at sikre identiteten. Dette kan gøres ved at indhente supplerende dokumentation, verifikation af de udleverede dokumenter, f.eks. en bekræftende attest, eller ved at første transaktion foretages via et pengeinstitut, der er underlagt kravene om bekæmpelse af hvidvask.

DOKUMENTATIONSTYPER
Dokumentationen skal som udgangspunkt ske ved forevisning af pas eller kørekort (fysiske personer) og ved indhentelse af opdateret udskrift fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (selskaber). For så vidt angår udenlandske selskaber indhentes udskrift fra de relevante myndigheder i det pågældende land eller lignende dokumentation. Såfremt advokaten kender klienten særdeles godt, er det muligt at afgive en erklæring på sagen om, at advokaten kender klienten personligt. ID-oplysningerne skal opbevares i 5 år.

SÆRLIGT VEDRØRENDE VIRKSOMHEDER
Ejer- og kontrolstrukturen skal fastlægges, og virksomhedens reelle ejere, f.eks. personer, der - enten direkte eller i flere led - ejer mere end 25 % af virksomheden, skal legitimeres. Det samme gælder, hvis de på anden måde udøver kontrol over et selskabs ledelse. Det betyder, at hvis der er fire ejere med hver en fjerdedel, skal de ikke legitimeres.

Hvis en klient handler på vegne af en anden, skal der indhentes ID-oplysninger på såvel den umiddelbare klient som den reelle kunde, ligesom det skal fastslås, at den, der handler på vegne af en anden, er beføjet hertil.

OPBEVARING AF IDENTIFIKATIONSOPLYSNINGER MV.
Identitetsoplysningerne og evt. kontroloplysninger fra genbrugt legitimation, skal opbevares i minimum fem år efter klientforholdets afbrydelse. Dokumenter og registreringer angående transaktioner skal ligeledes opbevares i fem år regnet fra transaktionens gennemførelse.

UNDERSØGELSESPLIGT OG UNDERERETNINGSPLIGT 

Generel undersøgelsespligt:
Medarbejderne skal være opmærksomme på aktiviteter, som på grund af deres karakter kan have tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme. Navnlig skal medarbejderne være opmærksomme på komplekse eller usædvanligt store transaktioner og transaktionsmønstre, der set i forhold til klienten er usædvanlige, herunder fx usædvanligt mange bevægelser på en konto eller transaktioner, der er usædvanligt store i forhold til klientens økonomi.

Finanstilsynet har i medfør af hvidvaskloven udstedt en bekendtgørelse om lande og territorier, hvor der anses at være en særlig risiko for hvidvask eller finansiering af terrorisme (FATF-listen), hvor det pt. angives, at der kræves særlig opmærksomhed med transaktioner, der har forbindelse til bl.a. Iran og Nordkorea.

Konkret mistanke:
Mistanke om hvidvask af penge kan begrundes i forskellige omstændigheder, fx følgende ”indikatorer”:

Klienten ønsker at foretage betaling af købesummer eller andre beløb, der indgår i en aftale eller transaktion, med kontanter, der afleveres på Advokatfirmaet iuris ApS.

​

Klienten er uvillig til at opgive normale og tilstrækkelige oplysninger ved etablering af klientforholdet, herunder ved åbning af klientkonto, eller giver falske oplysninger.

​

Klienten ønsker at indsætte kontanter i adskillige omgange på klientkonto, hvor det enkelte beløb ikke er bemærkelsesværdigt, men hvor summen af indbetalinger er betydelig.

​

Enhver betydelig transaktion med kontanter eller værdipapirer, hvor køber eller sælger er ukendt, eller hvor transaktionens størrelse, karakter eller hyppighed forekommer usædvanlig.

​

Klienten handler ikke på egne vegne, eller er uvillig til at oplyse om midlernes rette ejer eller oprindelse.

​​

Større eller usædvanlige transaktioner, der tilsyneladende ikke har et økonomisk eller indlysende lovligt formål.

​​

Pludselig betaling af større gæld.

Atypiske betalingsveje eller sikkerhedsstillelser:​

Markante over/underfaktureringer (fx ved samarbejde med køberen af et aktiv, der herefter opnår en hvidvasket fortjeneste). Iøjnefaldende betalinger af bod/erstatning ved misligholdelse af kontrakter.
Transaktioner med skattelylande eller lande, hvorfra det kan være vanskeligt at få kontroloplysninger.
Atypiske apportindskud ved selskabsstiftelse og kapitalforhøjelser.

Medarbejderens handlepligt:
Såfremt en medarbejder har mistanke om eller har kendskab til faktorer, der kan give anledning til mistanke om, at en transaktion har tilknytning til hvidvask af penge eller finansiering af terrorisme, skal medarbejderen orientere den ansvarlige partner øjeblikkeligt.

Advokatfirmaet Frændemark skal ved transaktioner medvirke til, at der sker indefrysning af midler, der tilhører personer, grupper og lande, som er omfattet af internationale finansielle sanktioner (terrorbekæmpelse og sanktioner mod tredjelande). Advokatfirmaet undersøger derfor, hvor det relevant, om de involverede parter er optaget på EU's liste: http://ec.europa.eu/external_relations/cfsp/sanctions/list/version4/global/e_ctlview.html

Resultatet af søgningen skal opbevares på sagen i 5 år. Hvis de involverede parter findes på listen, tages kontakt til SØIK, som oplyser om den nærmere pligt til at indefryse midlerne.

Da Advokatfirma Frændemark ikke bistår med overførsel af penge, som en selvstændig tjenesteydelse, men kun udfører overførsler i forbindelse med rådgivning eller bistand til transaktioner eller fordringsinddrivelse, er advokatfirmaet ikke forpligtet til at overholde Europa-Parlamentets og Rådets forordning om oplysninger, der skal medsendes om betaler ved pengeoverførsler.

Den ansvarlige partners handlepligt:
Efter modtagelse af underretning fra en medarbejder eller efter ad anden vej at have fået mistanke om, at en transaktion har tilknytning til hvidvask af penge eller finansiering af terrorisme, skal den ansvarlige partner undersøge omstændighederne nærmere.

Såfremt mistanken om hvidvask efter den nævnte undersøgelse ikke kan afkræftes, og mistanken vedrører lovovertrædelser, der kan straffes med fængsel i over et år, skal den ansvarlige partner omgående underrette Advokatsamfundet eller SØIK.

​

Undtagelse fra underretningspligten: Loven undtager advokater fra at indberette oplysninger, som modtages fra eller indhentes om en klient i forbindelse med, at advokaten fastslår den pågældende klients retsstilling eller forsvarer eller repræsenterer denne i en retssag, en sag ved Landsskatteretten eller en sag ved en voldgiftsret. Dette gælder både informationer, som modtages før, under eller efter retssagen eller i forbindelse med fastlæggelsen af klientens retsstilling.

Ansvar
Advokat Louise Frændemark har ansvaret for at gennemføre den løbende interne kontrol og overholdelse af hvidvaskningsreglerne i øvrigt. Mindst én gang om året gennemgås retningslinjerne på et personalemøde med heraf følgende mulighed for at stille spørgsmål til retningslinjerne og hvidvaskloven i øvrigt. Overtrædelse af reglerne i hvidvaskloven straffes med bøde. Ved særlig grove eller omfattende forsætlige overtrædelser kan straffen stige til fængsel i op til seks måneder.

Spørgsmål og kontaktadresser
Spørgsmål vedrørende en konkret transaktion skal rettes til den ansvarlige partner.

Indberetning af en konkret sag foretages af den ansvarlige partner. Indberetning kan ske til:

Advokatsamfundet:

Kronprinsessegade 28, 1306 København K, tlf.: 33 96 97 98, advokat-samfundet@advokatsamfundet.dk eller afdelingschef Lars Økjær Rasmussen.

Hvidvasksekretariatet:

Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International  Kriminalitet (SØIK), Bryggervangen 55, 3. sal, Postboks 809, 2100 København Ø, tlf.: 45 15 47 10, e-mail: fiu@politi.dk

Dato: 1. marts 2022
Advokat Louise Frændemark, partner